부품 유통 창고·영업 통합
반도체 부품을 받아 보관하다 여러 고객사로 내보내는 유통·물류 대행 창고 한 곳. 제조 공정은 없고, 사무실 PC 와 창고의 산업용 PDA 가 한 데이터를 봅니다. 재고는 품목 수량이 아니라 박스 하나하나로 셉니다.
입고·출고처럼 어느 공장에나 있는 기본 흐름은 각론 3PL·수탁 WMS에서 화면과 함께 보실 수 있습니다. 아래는 이 현장에만 있는 것입니다.
패킹리스트 박스 등록
패킹리스트 파일 한 장이 그대로 입고 박스가 됩니다
부품은 제조사가 보낸 패킹리스트대로 도착하는데, 그 파일을 보면서 박스를 한 줄씩 다시 입력하면 수백 줄에서 오타가 섞이고 같은 박스를 두 번 등록하기도 합니다.
입고지시 화면에서 패킹리스트 파일을 그대로 올리면 박스가 한꺼번에 만들어집니다. 제조사가 보내는 양식이 두 가지여서 시트 이름으로 갈라 각각의 자리에서 읽습니다. 필수 칸이 비었거나 숫자가 아니면 몇 번째 줄인지 짚어 멈추고, 품번·고객사 이름이 등록된 마스터에 없으면 그 값을 되짚어 보여줍니다. 이미 올린 패킹리스트는 중복으로 되돌립니다.
지시는 상태를 따로 찍지 않고 문서와 박스의 진행에서 나옵니다. 목록에서 지시한 박스 수와 실제 들어온 박스 수가 나란히 보입니다.
박스바코드 발행
박스 하나가 재고 한 건이라 박스마다 라벨을 붙입니다
같은 품번, 같은 LOT 의 박스가 여러 개 쌓이면 눈으로는 구분되지 않습니다. 어느 박스를 어디에 두었는지가 곧 재고인 창고에서는 박스를 가리킬 이름이 있어야 합니다.
패킹리스트 일자와 박스순번, LOT번호, 발주번호를 한 줄로 묶어 데이터매트릭스 바코드로 만들고, 100 × 50 mm 라벨에 그 값과 선적 표식을 같이 찍습니다. 박스별 재고에서 고른 박스만 골라 상세 라벨·박스# 라벨·박스Qty 라벨 세 가지 중 필요한 것을 일괄로 뽑고, 분할된 박스는 순번 뒤에 가지번호가 붙어 원본과 갈립니다. 창고 단말은 그 바코드를 자리값으로 읽으므로 라벨과 화면이 같은 규칙을 씁니다.
박스에 붙은 라벨 하나로 재고·입고·출고·실사가 모두 같은 것을 가리킵니다.
로케이션 대조 스캔
박스를 스캔하기 전에 서 있는 자리를 먼저 스캔합니다
박스를 어디에 놓았는지는 놓는 사람만 알고, 나중에 종이에 적어 옮기면 자리와 박스가 어긋납니다. 창고가 커질수록 "있는데 못 찾는" 박스가 늘어납니다.
입고는 산업용 PDA 로 로케이션 바코드를 먼저 읽고, 그 자리에 넣을 박스를 이어서 읽습니다. 등록된 입고지시에 없는 박스나 이미 자리를 가진 박스는 그 자리에서 되돌아옵니다. 출고는 반대로 지시서를 먼저 읽고 박스를 하나씩 지워 나가는데, 박스의 품목·고객사가 그 자리에 지정된 것과 다르면 표시가 붙고 아직 입고되지 않은 박스는 스캔이 막힙니다. 어긋난 박스만 따로 모아 보는 화면도 두었습니다.
박스가 움직일 때마다 자리와 수량이 변동내역으로 남아 재고를 사람이 맞추지 않습니다.
출하 라벨 양식
내보내는 곳마다 요구하는 라벨과 서류가 다릅니다
같은 창고에서 나가도 받는 쪽이 다르면 붙이는 라벨이 다릅니다. 어떤 곳은 박스 번호만 크게 찍은 표식을 원하고, 어떤 곳은 향지 코드 한 줄만 붙여 달라고 합니다.
표준 하나로 맞추라고 하지 않고 고객사별 양식을 각각 만들었습니다. 한 고객사는 A4 한 장에 박스 번호 표식 세 개를 찍고, 다른 고객사는 향지 코드만 한 장 가득 채워 뽑습니다. 코드 길이가 달라 글자 폭을 재서 라벨 폭에 맞게 줄이고, 직납 향지는 두 가지를 함께 씁니다. 출고지시서 출력과 거래명세서·인수증·패킹리스트 내려받기도 같은 지시 화면에 있습니다.
지시 상태는 작성·지시·준비·출고·상차·완료 여섯 가지로 진행되고, 납품을 취소하면 박스가 원래 자리로 돌아갑니다.
박스 분할 지시
박스를 쪼개면 원본과 새 박스가 이력으로 이어집니다
받은 박스 그대로 나가지 않는 물량이 있습니다. 한 박스를 여러 고객사로 나눠 보내려면 박스를 열어 다시 담아야 하는데, 이때 원본이 어디로 갔는지가 끊기면 추적이 그 자리에서 멈춥니다.
분할은 지시로 먼저 만듭니다. 원본 박스와 쪼갤 수량을 적고 분할 라벨을 뽑아 두면, 창고에서 PDA 로 원본과 새 박스를 차례로 읽어 완료합니다. 새 박스는 원본 순번에 가지번호가 붙어 만들어지고 원본 수량은 그만큼 줄며, 전량을 쪼갠 원본은 자리에서 빠집니다. 사무실에서 바로 완료 처리할 수도 있고, 잘못 만든 분할은 되돌립니다.
분할된 박스에서도 원본의 발주번호와 LOT 을 그대로 따라 올라갈 수 있습니다.
로케이션 실사 스캔
실사에서 세는 것은 수량이 아니라 박스가 그 자리에 있느냐입니다
박스가 재고 한 건인 창고에서 수량을 다시 세는 실사는 의미가 얕습니다. 정작 틀리는 것은 박스가 장부에 적힌 자리에 없거나, 장부에 없는 박스가 자리에 놓여 있는 경우입니다.
실사를 문서로 열어 두고 PDA 로 로케이션마다 박스를 읽어 나가면, 시스템이 아는 자리와 실사에서 읽힌 자리가 한 줄에 나란히 놓입니다. 차이 나는 줄만 걸러 보고, 줄마다 실사 쪽을 재고로 삼을지 시스템 쪽을 실사로 삼을지 아니면 그 박스를 지울지 골라 정정합니다. 마감하면 그 시점 재고가 통째로 떠지고, 마감을 되돌리면 그 사본도 함께 없어집니다.
실사 결과가 "몇 개 모자란다"가 아니라 "어느 박스가 어디에 있어야 한다"로 남습니다.
거래 자료 메일 수집
제조사와 수요처가 보내는 표준 자료를 사람이 받아 옮기지 않습니다
유통 대행은 제조사가 주기적으로 보내는 발주 잔량·청구 자료와 수요처가 보내는 수요예측을 받아 일을 시작합니다. 담당자가 메일함을 열어 첨부를 내려받고 시트를 붙여넣는 일이 매주 반복됩니다.
회사 사서함을 10분마다 들여다보고 제목 규칙에 맞는 메일만 골라 적재합니다. 제조사 자료는 첨부 파일에서, 수요예측은 메일 본문의 표에서 읽습니다. 제조사 자료는 자동이든 화면 업로드든 같은 일자·유통사 조합이면 되돌리고, 수요예측은 자동 수집에서만 같은 주차를 건너뛰며 화면에서 다시 올리면 그 주차 자료를 통째로 갈아 끼웁니다.
쌓인 자료는 두 회차를 골라 견주면 어느 발주 줄이 늘고 빠지고 어느 칸이 바뀌었는지로 나오고, 바뀐 칸에는 이전 값과 차이가 함께 붙습니다.
발주 변경 케이스 검증
발주를 고치는 방식이 열여섯 가지라 종류마다 검사가 다릅니다
발주를 앞당기는 것과 미루는 것, 수량을 올리는 것과 내리는 것, 취소와 대체는 제출 서식에서 각각 다른 칸을 채웁니다. 담당자가 서식을 손으로 채우면 방향이 반대로 적히거나 분기를 넘겨야 할 변경이 같은 분기에 머물러 되돌아옵니다.
변경 종류를 고르면 그 줄의 현재값이 최신 발주 자료에서 자동으로 붙습니다. 앞당김은 지금 날짜보다 빨라야 하고 미룸은 늦어야 하며, 분기를 넘기는 종류는 분기가 달라야 하고 아닌 종류는 같아야 합니다. 수량 증감도 방향을 봅니다. 확정을 누르면 걸린 줄이 왜 걸렸는지 한 번에 모여 나오고, 취소 같은 종류는 사유 문구까지 규칙대로 채워집니다.
제출 파일은 첫 줄의 변경 종류에 따라 서식이 갈리므로, 담당자가 어떤 파일을 만들지 고를 일이 없습니다.
송금 상태 추적
보낼 돈과 이미 보낸 돈이 발주 줄 단위로 맞춰집니다
대금은 발주 줄마다 선적 시점과 지급 도래일이 달라, 어느 줄이 아직 안 나갔고 어느 줄이 더 나갔는지를 엑셀로 따라가면 같은 줄에 두 번 보내는 일이 생깁니다.
발주 자료와 청구 자료를 겹쳐 발주 줄마다 미송금·송금예정·선적대기·과송금·완료 다섯 상태로 세웁니다. 모자란 금액은 발주금액에서 차감액을 뺀 값으로, 더 보낸 금액은 보낸 금액에서 선적금액을 뺀 값으로 각각 따로 세우고, 시트에는 두 값을 부호로 합쳐 한 칸에 보입니다. 지급 도래일이 지났는데 아직 미송금인 줄과, 완료로 처리됐는데 상대 자료에 인지가 오래 안 잡히는 줄에는 경고가 붙습니다. 송금은 대상 줄을 담아 전표로 만들고 완료 처리에는 증빙 첨부를 요구하며, 더 보낸 금액은 별도 화면에서 다른 발주 줄에 연결해 정산합니다.
중복 송금 위험이 화면에서 먼저 보이고, 송금 전표는 파일로 바로 나갑니다.