"그거 바뀐 거 몰랐어요?" 회의에서 이 말이 나오면 이미 늦은 것입니다. 다 만들어 놓고 나서야 알게 되기 때문입니다. 그런데 아무도 숨기지 않았습니다. 바꾼 사람도 있고, 고친 문서도 있고, 개정 이력도 남아 있습니다. 현장만 몰랐을 뿐입니다.
이 글은 왜 바뀐 사실이 현장까지 가지 않는지, 그리고 변경을 언제 끝난 것으로 봐야 하는지에 대한 이야기입니다.
변경은 문서를 고친 때가 아니라 현장 종이가 바뀐 때 끝납니다
변경 완료란 개정 이력이 올라간 때가 아니라, 그 물건을 만드는 자리에 놓인 종이가 새것으로 바뀐 때입니다. 회사 대부분은 문서를 고친 시점을 변경이 끝난 시점으로 잡습니다. 그러나 물건은 문서로 만드는 것이 아니라 작업대 위에 놓인 종이로 만듭니다. 그 종이가 안 바뀌었으면 변경은 아직 끝나지 않은 것입니다.
현장을 다니며 자주 본 장면은 이렇습니다.
- 고객사가 치수 하나를 바꿔 달라고 한다.
- 영업이 받아서 기술에 넘기고, 기술은 도면을 고쳐 개정 이력까지 올린다. 여기까지는 문제가 없다.
- 다음 달, 작업대에 꽂혀 있던 도면이 고치기 전 것이었다는 사실이 드러난다.
- 작업자는 앞에 있는 도면대로 만들었고, 검사자는 앞에 있는 기준대로 봤다. 그렇게 한 로트가 그대로 나갔다.
여기서 게으른 사람은 없습니다. 다들 변경이 처리된 것으로 알고 있었습니다. 도면이 고쳐졌고 이력이 남았기 때문입니다. 그것이 함정입니다.
늘 같은 자리가 빠지는 이유는 알릴 사람을 머릿속으로 고르기 때문입니다
현장 종이가 안 바뀌는 이유는 알려야 할 사람을 그때그때 머릿속으로 고르기 때문입니다. 바꾼 사람이 떠올린 사람에게만 전달되고, 조회 때 말로 돌린 것이 전부가 됩니다. 야간조는 그 조회 자리에 없었고, 외주업체는 아예 떠오르지도 않았습니다.
빠지는 자리가 매번 다르다면 실수입니다. 그러나 실제로는 변경이 몇 번을 거듭해도 같은 자리가 빠집니다. 변경 세 번에 걸쳐 어디가 전달되고 어디가 빠졌는지를 표로 보면 이렇습니다.
늘 같은 자리가 빠진다면 그것은 실수가 아니라 목록이 없는 것입니다.
결정적인 것이 하나 더 있습니다. 그 도면이 지금 몇 장 나가 있는지 아는 사람이 없습니다. 절차서에는 "개정되면 구본을 전량 회수한다"고 적혀 있지만, 몇 장이 어디에 있는지 모르는데 회수는 성립하지 않습니다.
문서를 고치기 전에 도면이 나가 있는 자리부터 셉니다
순서를 하나만 바꾸면 됩니다. 문서를 고치기 전에, 그 도면이 나가 있는 자리부터 세어 봅니다. 오늘 바로 할 수 있습니다.
- 최근에 바뀐 것 하나만 고른다.
- 걸어 다니면서 센다 — 작업대에 한 장, 검사하는 자리에 한 장, 자재 창고 벽에 붙여 둔 것 한 장, 외주업체에 메일로 보낸 것 한 장.
- 복사본, 사진, 메신저로 넘어간 것까지 센다.
세어 보면 숫자가 하나로 끝나지 않습니다. 실제로 걸어 다니며 세면 어떤 모양이 되는지는 이렇습니다.
세어 본 자리는 목록으로 적어 둡니다. 새로 만들 양식은 없습니다. 어디에 나가 있는지 적힌 종이 한 장이면 됩니다.
그 자리를 다 돌고 나서 완료로 잡습니다
다음 변경부터는 목록의 자리를 다 돌고 나서 완료 처리합니다. 개정 이력에 도장 찍는 순서를 뒤로 미루는 것입니다. 목록의 자리 중 하나라도 아직이면 변경은 미완료라는 것을 그림으로 보면 이렇습니다.
- 그 자리 종이를 다 바꾸기 전에는 아직 끝나지 않은 것으로 둡니다.
- 걷어온 예전 도면은 바로 버립니다. 책상에 쌓아 두면 언젠가 다시 나갑니다.
되돌릴 때는 개정 번호를 새로 매깁니다
바꿨다가 원래대로 되돌릴 때가 있습니다. 이때 예전 개정 번호로 그냥 돌아가면 안 됩니다. 개정 번호를 새로 매기고, 되돌렸다고 적습니다. 그 도면을 처음 보는 사람은 큰 번호를 최신으로 믿는데, 설명해 줄 사람이 그때 옆에 없기 때문입니다.
이 방법이 안 맞는 회사도 있습니다
종이가 나가 있는 자리를 다 쫓아갈 수 없는 회사라면 반대로 가야 합니다. 종이를 자리마다 두지 않고, 볼 때마다 한 곳에서 꺼내 보게 하는 것입니다. 다만 그것은 오늘 할 수 있는 일은 아닙니다.
바뀐 것을 알리면 일이 늘어나는 회사도 있습니다. 알리는 순간 사내 승인이 걸리고 다시 검증해야 합니다. 그러면 사람들은 변경을 작게 보이게 만듭니다. 그것은 종이가 아니라 승인 절차를 손대야 하는 문제입니다.
어디까지가 알려야 할 변경인가
알려야 할 변경이란 그 자리에 선 사람이 손을 다르게 써야 하는 변경입니다. 기준은 이 하나만 둡니다.
- 치수가 바뀌었으면 당연히 해당합니다.
- 열처리 온도를 바꿨어도 해당합니다.
- 그 자리에 처음 서는 사람에게는, 안 바뀐 것도 바뀐 것과 같습니다.
오늘 할 수 있는 것
바뀐 것을 현장만 모르는 것은 소통이 부족해서가 아니라, 변경이 끝나는 시점을 잘못 잡아서입니다. 오늘 할 것은 하나입니다. 최근에 바뀐 것 하나를 골라, 그 종이가 지금 몇 군데에 나가 있는지 세어 봅니다. 숫자를 알고 나면 다음부터는 그 자리를 빼먹기 어려워집니다.