검사 주기 한 줄 바꾸는데 문서를 다 뒤져야 한다면 — 기준이 되는 한 장이 없다는 뜻입니다

검사 주기를 두 시간에서 한 시간으로 줄이기로 했다고 해보겠습니다. 고쳐야 할 문서가 몇 장일까요. 관리계획서를 고치고, 검사기준서를 고치고, 작업표준서를 고칩니다. 초·중·종물 체크시트에도 그 항목이 있고, 설비 일상점검표에도 있으면 또 고쳐야 합니다. 현장 벽에 붙은 게시물까지 바꿔야 끝납니다.

문서가 많아서 생기는 일이 아닙니다. 같은 사실을 여러 장에 나눠 적어 두었기 때문에, 어느 한 장도 기준이 되지 못하는 것입니다. 다 기준이면 어느 것도 기준이 아닙니다.

한 줄을 고치는 데 왜 반나절이 걸리는가

그 항목이 어느 문서 어느 칸에 들어가 있는지 알려주는 목록이 없기 때문입니다. 개정은 연동이 아니라 사람이 기억으로 찾아다니는 일이 됩니다. 바쁘면 한두 장은 빠지고, 빠뜨린 것은 심사에서 지적으로 돌아옵니다.

표준류 일치성 점검이란 제조공정도·FMEA·관리계획서·검사기준서·작업표준서에 적힌 같은 항목이 서로 어긋나지 않는지 확인하는 작업입니다. 문제는 이 점검이 상시로 돌아가지 않고 심사 직전에 몰린다는 데 있습니다. 현장에서는 이렇게들 말합니다.

CP(관리계획서) 개정 내려오면, 거기서 파생되는 문서들이 있잖아요. 작업표준서, 설비일상점검표, 검사기준서, 초·중·종물 체크시트, 마스터샘플 체크시트, 사양표 등등. CP 한 줄 바꾸면 이게 다 연동이 돼야 하는데, 현실은 아시죠? 어디가 바뀐 건지, 관련 문서 뭐가 있는지 다 직접 뒤져야 하고, 바빠서 하나 빠뜨리면 심사 때 딱 걸립니다.

아이템 3-5정도만 맞추세요 심사용으로

한 사람이 다 맞출 시간이 없어서 나오는 대응입니다. 중소 제조업에서 이 일을 맡은 사람은 대개 한 명이고, 구매·안전·생산관리를 함께 보는 경우가 많습니다.

그래서 문서의 독자가 바뀝니다

몰아서 맞추는 일이 몇 번 반복되면, 원래 현장이 보라고 만든 문서가 심사원이 보라고 만든 문서가 됩니다. 현장 게시물도 내용보다 보기 좋은 것이 먼저가 됩니다.

그러면 현장은 그 문서를 보지 않습니다. 자기가 하는 것과 다르게 적혀 있기 때문입니다. 작업자에게 이 공정 작업표준서를 아느냐고 물으면 이렇게 되묻는 경우가 있습니다. 문서에 뭐라고 적혀 있는지가 궁금한 것이냐, 아니면 우리가 실제로 어떻게 하는지가 궁금한 것이냐.

적힌 것과 하는 것이 다르다는 사실을 현장도 사무실도 이미 알고 있습니다.

남의 양식을 받아 쓰면 하지 않는 칸이 남습니다

문서를 새로 만들 때도 같은 일이 반복됩니다. 급하면 다른 회사 양식을 받아다 회사 이름만 바꿔 씁니다. 그 양식에는 그 회사의 공정이 들어 있어서, 우리가 하지도 않는 칸이 그대로 남습니다. 그 칸은 결국 형식적으로 채워집니다.

식품 쪽에서도 같은 구조가 나타납니다. 인증원이 올려둔 예시 기준서대로 십 년 동안 적어 오다가, 어느 해 연장심사에서 그렇게 적는 것이 아니라는 보완 지적을 받는 식입니다. 반대로 우리가 적던 칸이 표준 양식에는 없어서 적어도 되는지 물으면, 참고용이니 현황에 맞게 고쳐 쓰라는 답과 그 칸을 비우면 지적이라는 답이 함께 돌아옵니다.

고치는 순서를 뒤집습니다

현장이 실제로 보는 한 장을 기준으로 삼고, 나머지 문서를 거기서 옮겨 적는 방향입니다. 순서는 이렇습니다.

1. 공정을 하나만 고릅니다. 말썽이 잦은 공정이면 좋습니다.
2. 그 공정이 적힌 문서를 전부 찾아 모아 몇 장인지 셉니다. 대개 생각보다 많이 나옵니다.
3. 그 공정 작업자에게 갑니다. 문서는 들고 가지 않습니다. 지금 어떤 순서로 하는지, 무엇을 보고 판단하는지만 말해 달라고 합니다. 받아 적은 그것이 우리 현장의 사실입니다.
4. 현장에 붙어 있는 한 장을 그 사실대로 고칩니다. 우리가 쓰지 않는 칸은 지웁니다. 남의 양식에서 따라온 칸이 대부분입니다.
5. 그 한 장에 불량 사진과 이상 시 알릴 사람까지 넣습니다. 작업자가 한 장만 보면 되게 만드는 것이 목적입니다.
6. 나머지 문서는 그 한 장에서 옮겨 적습니다. 관리계획서든 검사기준서든 마찬가지입니다.

그리고 순서를 하나 정해 둡니다.

기준이 바뀌면 현장이 보는 한 장을 먼저 고치고, 사무실 문서는 그것을 보고 맞춥니다. 이 순서가 정해지면 어디부터 손대야 할지 매번 고민하지 않아도 되고, 빠뜨리는 문서가 줄어듭니다.

지울 수 없는 칸도 있습니다

고객사가 요구해서 갖춰야 하는 문서는 그대로 두어야 합니다. 지울 수 있는 것은 우리가 만든 칸입니다. 그 둘을 섞어 두면 아무것도 지우지 못합니다.

어느 쪽인지 애매한 칸도 나옵니다. 그럴 때는 요구한 쪽에 그대로 물어보되, 적지 않아도 된다는 답과 반드시 적으라는 답이 갈리는 경우가 있습니다. 그러면 적는 쪽으로 두고, 그것도 현장 한 장에서 나오게 하면 됩니다.

문서가 원래 두세 장뿐이고 현장과 이미 같은 내용인 곳도 있습니다. 그런 곳은 이 순서가 필요 없습니다.

오늘 할 수 있는 것

말썽이 잦은 공정 하나를 고르고, 그 공정이 적힌 문서가 몇 장인지 세어 보십시오. 그 숫자를 알고 나면 다음에 무엇을 해야 할지 보입니다.

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